Indicadores de Desempenho de Projetos e Obras – origem e organização dos dados

Com a tecnologia cada vez mais difundida e ao alcance de todos, sobretudo as planilhas eletrônicas com sua enorme gama de recursos, muitos profissionais de engenharia e arquitetura vêm desenvolvendo verdadeiros aplicativos de compilação e análise de dados para auxiliar na gestão de seus projetos e obras, buscando certa independência das áreas de T.I. das corporações, atribuladas por origem.

Esse movimento autônomo é fundamental em todos os sentidos, pois impõe aos profissionais se atualizarem, viabiliza e automatiza as análises críticas, proporciona respostas rápidas à alta gestão e aperfeiçoa a análise de tendências para correção de distorções do plano traçado.

As planilhas customizadas com dashboards (painéis), sejam elas criadas, adquiridas de empresas de tecnologia, ou mesmo obtidas na web, são excelentes e possibilitam boa visibilidade às informações trabalhadas em gráficos de fácil entendimento, auxiliando e até substituindo a interpretação dos extensos e cansativos – mas imprescindíveis – relatórios analíticos de dados.

No entanto, qual a origem dos dados que alimentam esses painéis indicativos? Realizei uma pesquisa com várias empresas – clientes e não clientes – e deparei-me com o seguinte cenário:

Nota-se que a maioria dos dados utilizados nas análises críticas advém de levantamentos realizados nas frentes de trabalho, tanto nas operações de escritório quanto naquelas realizadas nos canteiros de obras, mas cujas informações não são direcionadas às bases de dados dos softwares de gestão, ou ainda a alguma base criada especificamente para tal finalidade. Apenas pequena parcela de informações é proveniente dos softwares de gestão, extraída dos sistemas pelos próprios usuários através dos meios de exportação comuns à maioria deles.

Em síntese, vê-se uma infinidade de dados transitando nas diversas instâncias da corporação sem estarem devidamente arquivados de forma estruturada, indexada e disponível para consulta de todos os usuários envolvidos, visando, mormente, facilitar o acesso à realização de novas análises.

Muitos dados coletados estão dispersos nas diversas estações de trabalho das corporações ou ainda em pastas individuais dos usuários alocadas nos servidores, muitas vezes nomeadas de forma indecifrável e sem qualquer relacionamento com outras do mesmo tema.

Portanto, a criação de um data warehouse (depósito de dados digitais organizados) se torna necessária e eficaz na organização das informações das empresas, auxiliando, inclusive, na montagem do acervo histórico de desempenho de seus projetos e obras.

Não se trata especificamente de um sistema de gestão, e sim de uma ou várias bases de dados relacionais estruturadas para atender a consultas diversas dos usuários sem que estes dependam de profissionais de tecnologia para tal, embora recomenda-se que sua criação seja realizada por um analista de BD.

Com efeito, os dashboards devem estar vinculados às bases de dados da corporação para extração das informações a serem compiladas, ao contrário de serem alimentados individualmente pelos usuários apenas para atender a uma determinada análise.

Outrossim, os resultados dinâmicos obtidos nas análises também devem ser arquivados e disponibilizados de maneira organizada e indexada para os demais colaboradores.

Imóvel na planta: preço de custo ou preço fechado?

     Há muito leio e escuto queixas de pessoas que adquiriram imóveis na planta através da modalidade Preço de Custo, e quase todas as reclamações se resumem na enorme discrepância entre valores reais e aqueles apresentados no ato da venda (adesão). Aliado a isso, soma-se a falta de clareza por parte de alguns vendedores em relação aos itens não inclusos no preço sugerido.

     Assim, tentarei esclarecer tal modalidade e demonstrar que, tomados alguns cuidados, é possível adquirir um imóvel a preço de custo sem (muitas) "dores de cabeça" e auferir lucro quando repassá-lo adiante.

No entanto, antes é preciso conceituar alguns termos utilizados:

• Incorporação: segundo o art. nº 28, parágrafo único da Lei Federal nº 4.591/64, "considera-se INCORPORAÇÃO IMOBILIÁRIA a atividade exercida com o intuito de promover e realizar a construção, para alienação total ou parcial, de edificações ou conjunto de edificações compostas de unidades autônomas."
• Incorporador: pessoa física ou jurídica que efetua a venda de frações ideais de terreno, objetivando a vinculação de tais frações a unidades autônomas em edificações a serem construídas ou em construção, sob o regime condominial, contratando para tal os projetos que nortearão as obras.
• Construtor: pessoa jurídica registrada no CREA ou no CAU, contratada pelo incorporador ou grupo de condôminos para executar as obras de construção do condomínio conforme os projetos, e, portanto, responsável técnica pelas mesmas através de seus profissionais.
• Incorporador-Construtor: empresa que assume simultaneamente o papel das duas figuras jurídicas, sendo responsável pelo empreendimento e pela construção.
• Imobiliária: pessoa física ou jurídica registrada no CRECI, responsável pela intermediação na venda dos empreendimentos. O incorporador ou o construtor podem também possuir registro no conselho e assumirem tal papel.
• Fração Ideal: A Lei nº 4.591/64 denominou de fração ideal o percentual pertencente a cada um dos adquirentes (condôminos) no terreno e nas coisas comuns da edificação. Esse percentual é obtido pela divisão da área da unidade autônoma pela área total da edificação e é através dele que se aplica o rateio das despesas condominiais.
• Modalidade: modelo de contratação que estabelece a maneira como será desenvolvido e implantado o empreendimento imobiliário, nos moldes da Lei de Incorporação nº 4.591/64, que admite duas possibilidades: Preço Fechado e Preço de Custo.
• Comissão de Representantes: conselho formado por alguns adquirentes, nomeados para representar todo o grupo de condôminos de um empreendimento executado sob a modalidade Preço de Custo, com a obrigação legal de aprovar todas as contas apresentadas pelo incorporador e/ou construtor e fiscalizar o bom andamento da obra, conferindo a qualidade de sua execução, bem como do material nela empregado.

    

    A modalidade Preço de Custo é utilizada na aquisição de imóveis de médio e alto padrão, via de regra em condomínios com apenas uma torre, resultando, portanto, na formação de pequenos grupos de adquirentes que se responsabilizam pela incorporação do condomínio e contratam a execução da obra junto à construtora pelo regime de administração por uma taxa remuneratória.

   Já a modalidade Preço Fechado é a mais utilizada pelos incorporadores em seus lançamentos imobiliários, mormente aqueles atrelados a financiamentos bancários, caracterizando a figura jurídica de promessa de venda de unidade autônoma para entrega futura, porém já contendo projeto aprovado e incorporação registrada à margem da matrícula do imóvel (terreno).

       Mas quais as principais diferenças?

• Acréscimos: como o próprio nome diz, no Preço Fechado todos os custos inerentes ao desenvolvimento e implantação do empreendimento estão inclusos no valor ofertado para cada unidade, inclusive a remuneração do incorporador e a comissão da imobiliária, portanto o único acréscimo decorre do reajustamento de preço previsto em contrato; no Preço de Custo, o valor apresentado é meramente estimativo, sendo aferido periodicamente conforme o andamento da obra, resultando - comumente - em significativas diferenças em relação ao orçamento inicial.

• Prazo de entrega: no Preço de Custo, o prazo previsto para entrega das unidades não pode ser exigido, pois no regime por administração a principal variável que determina o andamento da obra é o volume de recursos aportados periodicamente pelos adquirentes, constantemente afetado pela parcela de inadimplência existente no grupo; já no Preço Fechado, o incorporador é obrigado a cumprir o prazo estipulado, podendo - no máximo - prorrogá-lo pelo período de carência de 6 meses, se assim tiver sido previsto no registro da incorporação.

• Prazo de pagamento: no Preço de Custo, o adquirente deve aportar todo o montante que lhe cabe durante a execução da obra, liquidando qualquer valor pendente até a entrega do imóvel; no Preço Fechado, é possível que parcelas de pagamento do preço do imóvel ultrapassem em muito a data de entrega do bem.

• Relação jurídica: no Preço de Custo, a construtora tem estabelecida com os adquirentes apenas uma relação de prestação de serviços de construção pelo regime de administração, enquanto que no Preço Fechado configura-se a relação de compra e venda com o incorporador.

• Responsabilidades: no Preço Fechado, todos os riscos do negócio (inadimplência, alta de preços, etc.) são de responsabilidade do incorporador; no Preço de Custo, quem assume os riscos são os adquirentes, proporcionalmente às frações ideais de suas unidades.

      

      A seguir, as principais vantagens da modalidade Preço de Custo e seus contrapontos:

Vantagens	Desvantagens
Pode gerar uma redução do valor total do imóvel em torno de 30% se comparado com a modalidade Preço Fechado.	Historicamente, são poucos os empreendimentos que proporcionam aos adquirentes tal economia, devido a vários fatores, entre eles: prorrogações de prazo gerando alto custo indireto; falta de um memorial de acabamentos contendo todas as especificações dos projetos; ausência do orçamento e planejamento executivos; falta de consonância entre os recursos financeiros e a demanda de suprimentos da obra.
O grupo de adquirentes, representado por uma comissão composta por alguns deles, tem poder de fiscalização e ingerência sobre as atividades desenvolvidas pela construtora.	Assume tal comissão responsabilidades de gestão sobre a obra, pois dentre suas competências está a conferência e aprovação da prestação de contas da construtora.
Flexibilização na aplicação dos materiais de acabamento nas áreas privativas, permitindo que cada adquirente customize sua unidade.	Se não houver uma administração eficaz por parte da construtora e da comissão, a obra pode se tornar um caos, resultando em atrasos, perdas de material e desentendimentos entre o construtor e o grupo.

    Pelo exposto, pode-se até concluir prematuramente, que a modalidade Preço Fechado é a única opção segura para a aquisição de um imóvel na planta, entretanto, adquirir um imóvel a Preço de Custo pode ser uma ótima escolha, dadas as condições abaixo:

1. não depender do prazo estimado para utilização ou venda do imóvel adquirido;
2. dispor de recursos adicionais àqueles combinados no ato da negociação;
3. participar ativamente do grupo, comparecendo às assembleias e envolvendo-se na comissão de representantes, a fim de contribuir para o bom andamento do empreendimento;
4. conhecer o histórico daqueles que estão à frente do empreendimento, sejam construtores, incorporadores, corretores de imóveis ou grupo de investidores.

    Fica evidente que o sucesso de um empreendimento a preço de custo passa por um acompanhamento minucioso e eficaz por parte da comissão de representantes que, em geral, não possui membros qualificados especificamente nesse segmento de característica multidisciplinar, já que envolvem de forma simultânea e integrada profissionais das áreas de engenharia/arquitetura, financeira/contábil e jurídica.

      Destarte, somente profissionais ou empresa especializados, contratados pela comissão, poderão exercer as funções necessárias ao bom andamento do negócio, cabendo-lhes como objetivo o acompanhamento técnico, o controle de custos e prazos, o monitoramento das contas e a consequente supervisão do fluxo de caixa, protegendo assim os direitos dos adquirentes e garantindo-lhes o resultado esperado.

Curva ABC: aproveitamos todo seu potencial?

     Baseada nos estudos realizados pelo renomado engenheiro e economista italiano Vilfredo Pareto (1848–1923) – que constatou o “Princípio 80/20” onde apenas 20% da população de diversos países estudados detinham 80% de sua riqueza (Lei de Pareto) – a curva ABC tornou-se uma excelente ferramenta para análise de valor, com vasto campo de aplicação.

Focando em nosso universo (construção civil), as curvas ABC são muito utilizadas no processo de orçamentação de obras, propiciando identificar quais itens estão dentro dos 80% acumulados da curva (faixa A), cuja classificação determinará a acuidade do gestor sobre os mesmos, devendo representar, em média, 20% da quantidade de itens que compõem a curva.

Contudo não vemos a mesma aplicação da curva ABC no decorrer da obra como instrumento de controle. Excelente ferramenta de análise de custos, as mais geradas pelos sistemas restringem-se – via de regra – às tarefas, serviços e recursos (insumos) orçados, não sendo empregadas em outras situações como:

§  Planejamento aquisitivo:

Na elaboração do planejamento aquisitivo leva-se em consideração o histograma (distribuição temporal dos recursos conforme a produção) dos insumos da faixa A (até 80%) da curva ABC para a montagem do mapa de fornecedores onde são contempladas empresas parceiras ou aquelas que detêm boa fatia de mercado em determinados produtos ou serviços (oligopólios). Incluem-se já nesta projeção os empreiteiros de mão de obra e demais prestadores.

Parâmetros como: lead time I (prazo entre a solicitação dos materiais e a emissão do pedido); lead time II (prazo de entrega – depende exclusivamente do fornecedor); lead time III (prazo entre o recebimento do produto na obra e sua disponibilização na frente de trabalho, incluindo prazos de descarga, inspeção, estocagem e transporte); e nível de ressuprimento (nível mínimo do produto no estoque); devem complementar o cadastro desses insumos para que o planejamento aquisitivo seja o mais próximo da realidade, evitando-se assim atrasos na obra por conta da cadeia de suprimentos.

§  Fornecedores de produtos e serviços:

A partir da previsão de fornecimento para os insumos da faixa A (até 80%) da curva ABC criada no planejamento aquisitivo, elabora-se a curva ABC de fornecedores classificando-os por volume monetário para verificar qual fatia da obra ficará dependente de cada fornecedor.

Diante de tais informações buscar-se-á uma melhor negociação comercial, uma investigação atualizada acerca do cadastro dos fornecedores para certificar-se de sua saúde financeira, pontualidade, qualidade e atendimento pós-venda, e também uma pesquisa no mercado em busca de novos fornecedores para diversificar o atendimento, minimizando a dependência da obra em relação aos monopólios e oligopólios.

§  Estoque de materiais:

A gestão do estoque é extremamente importante no canteiro de obras e a curva ABC de materiais deve ser utilizada para nortear quais produtos têm importância financeira suficiente para merecer um rígido controle de suas entradas e saídas, qualquer que seja a finalidade da movimentação: aquisição, aplicação, devolução ou transferência.

É recomendável controlar o estoque dos materiais classificados nas faixas A (até 80%) e B (até 90 ou 95% dependendo da obra) da curva, pois quanto mais produtos passarem por tal processo, menor a probabilidade de perdas, extravios e furtos. Outra enorme vantagem diz respeito ao pronto levantamento do saldo financeiro do estoque da obra, por tratar-se de uma variável importante na análise gerencial como parâmetro diferencial entre custo incorrido (econômico) e custo apropriado (da produção).

§  Medição quantitativa de insumos:

Através de uma apropriação confiável, ou seja, aquela realizada na frente de trabalho pelo apropriador e com a devida baixa de estoque dos materiais feita pelo almoxarife, ou ainda, aquela realizada no ato da solicitação com base no planejamento executivo, é elaborado o histograma físico e financeiro de insumos consumidos na obra para as análises gerenciais, propiciando um comparativo entre as curvas ABC de insumos orçados e realizados, confrontando os dados qualitativos e quantitativos que determinam o enquadramento dos recursos nas faixas padrões A, B e C.

Nota-se no comparativo acima que a obra realizou o consumo dos recursos de forma eficiente em relação ao orçamento, na medida em que consumiu maior quantidade de itens dentro da faixa A (80% com 33,8% dos insumos), ou seja, equalizou a maior fatia do orçamento em mais itens do que o previsto (80% com 26,3% dos insumos), minimizando o risco em relação aos fornecedores.

No entanto, sob outra ótica, pode-se concluir que as composições de serviços do orçamento continham um agrupamento de recursos incompatível com a realidade no momento das aquisições/contratações. Por exemplo: todos os serviços de serralheria foram compostos com apenas um insumo cada (esquadria pronta e instalada), enquanto que na prática podem ocorrer até três fases de faturamento do(s) fornecedor(es): compra de matéria-prima para fabricação, manufatura das peças e mão de obra de instalação. Portanto, estando todos os insumos realizados apropriados separadamente, é natural que os preços se distribuam dentro da curva de insumos de forma mais equitativa, ainda que a curva realizada de tarefas não seja afetada por tais mudanças.

Apropriação dos custos de obra: III) análise de dados.

Dando continuidade ao presente artigo, cuja parte I “visão gerencial do negócio” foi publicada em 07/11/2015 e parte II "metodologia operacional” em 12/11/2015, apresento a seguir a parte III, explanando acerca da análise de dados da apropriação dos custos diretos da obra sob a ótica gerencial.

A EAP (Estrutura Analítica de Projetos) determinada para o orçamento e planejamento executivos da obra é a matriz da análise de dados, na medida em que sobre ela foi previsto o custo de produção mensal e também são apropriados os custos incorridos periodicamente (regime de competência).

Portanto, a estrutura de acompanhamento do custo de uma obra deve considerar:

a) a demanda do gestor: estabelece-se quais dados serão analisados e suas prioridades, pois são relevantes não apenas os custos das etapas construtivas, mas também - no caso de condomínios - os custos por área comum e área privativa, por tipo de unidade autônoma e por outros indicadores que venham servir de comparação com demais projetos. No caso de loteamentos, o foco se dá nas etapas de infraestrutura, e também no fechamento perimetral e nas edificações comunitárias (no caso de loteamentos fechados), porém sempre rateando tais valores ponderadamente nos lotes, a fim de obter seu custo unitário.

b) a matriz de medição: considera-se a forma como serão levantadas as tarefas executadas na obra. Não se pode impor ao planejamento e ao controle um padrão de EAP utilizado para orçamentos comerciais se a contratação de empreiteiros, as medições com o cliente e outros tantos fatores possuem um formato singular de estrutura de tarefas, porquanto assim deve se pautar o orçamento executivo. Um típico exemplo são as obras horizontais, onde a métrica utilizada é a própria unidade habitacional.

c) a metodologia executiva: respeitam-se os métodos de execução estabelecidos no plano de ataque da obra, sejam de ordem cronológica, de ordem estratégica ou de ordem técnica. Por exemplo, a fundação de um condomínio vertical pode ser segmentada por cada torre a ser erguida e pela periferia, assim como as demais etapas construtivas das torres podem ser seccionadas por pavimentos.

Obs.: há que se ressaltar a necessidade de preservação da estrutura original de etapas construtivas no plano de contas das composições, pois de lá sempre poderão ser extraídas as informações tradicionais e primordiais da análise orçamentária, como, por exemplo, a área e o custo totais do revestimento das unidades habitacionais, ainda que a EAP não trate na mesma métrica.

Os níveis de gerenciamento dos custos da obra são tantos quantos aqueles utilizados no processo de orçamentação, o que não significa serem todos analisados ao mesmo tempo. Deve-se seguir a ordem hierárquica da task-tree, descendo aos níveis inferiores conforme a relevância de cada fase ou etapa da EAP.

E assim sucessivamente, chegando ao plano de contas das composições - ordenada por etapas construtivas - e, finalmente, ao plano de recursos (insumos), cuja planificação normalmente é estruturada por grupos de custo (materiais, mão de obra, equipamentos, serviços, ...) e suas segmentações.

Independentemente do uso ou não das informações do custo incorrido em todos os níveis existentes durante o acompanhamento periódico da obra, é imperativo que a corporação tenha tais dados em seu ERP, mormente para utiliza-los no encerramento da obra com o propósito medir o desempenho do orçamento, da cadeia de suprimentos e da própria apropriação, além de fornecer elementos para a AVA (Análise de Valor Agregado) e para uma análise crítica do balanço contábil daquele centro de custo ou SPE.

Na quarta e última parte deste artigo a ser publicado em breve, veremos um estudo de caso onde estarão apresentados alguns  templates de análise gerencial dos custos de obra.

continua ...